Das Setup für die Archivierung bestimmt, was Mail Archiver X archiviert und in welches Format. Das Setup bestehen aus vier Tabsheets.
Auf dem ersten Tabsheet "E-mail Client" wählt man das Mail-Programm aus, von der man archiviert.
Die möglichen Optionen sind:
Use Internet Preferences: In den Voreinstellungen von Apple Mail kann man das bevorzugte Mail-Programm auswählen. Mail Archiver X kann diese Information auslesen.
Use E-Mail-Client: Wenn Sie von einem anderen Programm aus archivieren möchten, können Sie dieses mit dieser Option aus einer Liste auswählen.
Mit der zweiten Option können nur Programme ausgewählt werden, die von Mail Archiver X unterstützt werden. Zur Zeit werden die folgenden Programme unterstützt:
(Die Unterstützung von weiteren Programmen ist geplant.)
Die verschiedenen Mail-Programme gehen mit Mail unterschiedlich um. Es sind zwei Kategorisierungen möglich.
Die Art der Speicherung: Das mbox-Format speichert die Mails einer Mailbox in einem File. Eine alternative Methode ist es, die Mails in einer proprietären Datenbank zu speichern. Entourage ist eines der Programme, die so vorgehen. Beide Methoden haben Vor- und Nachteile. Der Vorteil des mbox-Formats ist, daß es ein einfaches und bekanntes Format ist. Große Mengen von Text in einem Textfile abzuspeichern, ist jedoch nicht mehr Stand der Technik. Außerdem erzeugen/benutzen die Mail-Programme das Format leicht unterschiedlich.
Die zweite Kategorisierung ist die Skriptbarkeit: Ein Mail-Programm kann durch ein anderes Programm (zum Beispiel Mail Archiver X) entweder kontrollierbar sein oder nicht. Wenn das Mail-Programm auf diese Weise nicht kontrolliert werden kann, dann kann es nicht aufgefordert werden, bestimmte Aktionen durchzuführen. Darunter fallen das Bewegen von Mails in den Papierkorb und das Erzeugen von Mails mit einem bestimmten Test. Als Resultat davon ist es nicht möglich, die Funktionalitäten von Mail Archiver X über alle Mail-Programme identisch zu halten.
Wenn Sie die Option "Use Internet Prefs." auswählen und Ihr Mail-Programm noch nicht unterstützt wird, erhalten Sie eine Fehlermeldung.
Das zweite Tabsheet "Mailboxes" gibt Ihnen verschiedene Optionen, die Auswahl von Mailboxen zu automatisieren, die Archivierung von Mails nach deren Alter einzuschränken und die archivierten Mails in den Papierkorb zu befördern.
Optionen für "What zu archive" sind:
Wenn Sie immer bestimmte Mailboxen archivieren, wählen Sie "Remember last Selection" aus. In diesem Fall merkt sich Mail Archiver X die zuletzt selektierten Mailboxen. Mit der Option "Select Mailboxes" erhalten Sie einen Dialog, der alle Mailboxen zeigt. In diesem Dialog können die zu archivierenden Mailboxen ausgewählt werden. "Archive all Mailboxes" archiviert alle Mailboxen außer den folgenden: Papierkorb, Spam und Entwürfe.
Mit der Option "Archive Mails in Range" wird die Archivierung von Mails in einem Datums- oder Alter-Bereich eingeschränkt. Im obigen Screenshot werden alle Mails zwischen dem 01-Jul-2006 und dem 01-Aug-2006 archiviert. Eines der beiden Datums-Daten oder Mailalter kann weggelassen werden.
Für die Auswahl eines Datums wird ein Kalender benutzt:
Klicken Sie auf die Dreiecke, um einen Monat nach vorne oder hinten zu gehen. Wenn Sie die Maus auf die Kombination von Monat und Jahr bewegen, dann sehen Sie weitere Dreiecke, um das Jahr zu ändern. Es ist nur möglich, ein Datum vor dem aktuellen Datum auszuwählen. Klicken Sie doppelt auf ein Datum, um dieses auszuwählen und das Fenster zu schließen.
Auf dem dritten Tabsheet "Cleaning" werden die Säuberungsaktionen ausgewählt.
Die Säuberungsaktionen auf der linken Seite müssen in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden. Daher können sie ein Häkchen haben oder nicht. Die Säuberungsaktionen auf der rechten Seite des Dialoges können ein Häkchen haben und sie können durch Drag-and-Drop in eine andere Reihenfolge bewegt werden. Die Aktionen werden von oben nach unten ausgeführt. Der Reset-Knopf entfernt die Häkchen und stellt die ursprüngliche Reihenfolge wieder her.
Säuberungsaktionen auf der linken Seite:
Bitte beachten: Die Säuberungsaktionen "Export Inline Attachments" und "Remove MIME" wurden aus den Optionen von Mail Archiver X 1.5 entfernt und werden nun immer ausgeführt.
Säuberungsaktionen auf der rechten Seite:
Jede zusätzliche Säuberungsaktion verlängert die Zeit, die zum Archivieren benötigt wird.
Auf dem vierten Tabsheet "Mail export" wird das mögliche Exportformat ausgewählt: Filemaker, Text, Valentina (eine schnelle Datenbank von Paradigma Software) und XML.
Wählen Sie Valentina aus, wenn Sie den integrierten Browser verwenden möchten. Wählen Sie Filemaker aus, wenn Sie bevorzugt mit Filemaker arbeiten. Text oder XML bieten sich an, wenn Sie Ihre eigenen Archive erzeugen wollen. Filemaker, Text und Valentina haben eigene Optionen, nur XML hat keine.
Optionen für Filemaker:
Filemaker ist eine Enduser- oder Server-Datenbank der Apple Tochterfirma Filemaker Inc. Die Datenbank ist zur Zeit bei Version 8, die eine wesentliche Verbesserung. Eine Lizenz von Filemaker ist erforderlich, wenn der Filemaker-Browser eingesetzt werden soll. Der Vorteil der Benutzung von Filemaker ist, daß man die Werkzeuge und Möglichkeiten von Filemaker voll ausnutzen kann. Der Nachteil ist, daß die Erweiterbarkeit von Filemaker begrenzt ist. Filemaker wird ab der Version 7 unterstützt.
Für den Filemaker-Export kann man einstellen, ob das Programm nach einer Datenbank während der Archivierung fragt. Ist dies nicht der Fall, benutzt man das letzte offene Archiv. Es ist entweder möglich, die Datei-Anhänge in der Filemaker-Datenbank zu speichern oder die Anhänge werden in einen Ordner neben der Datenbank gespeichert und die Filemaker-Datenbank enthält nur eine Referenz.
Bitte beachten: Filemaker 5/6 werden nicht mehr unterstützt. Wegen einer Einschränkung in Filemaker 7 ist die volle Unterstützung für Anhänge nicht möglich. In Filemaker 7 ist es nur möglich, die Namen zu speichern, jedoch nicht Dateien oder Referenzen. Es gibt keine Fehlermeldung!
Zu Mail Archiver X gehört eine Datenbank, die zusammen mit dem Programm verwendet werden kann. Der Name der Datenbank ist "Mail Browser". Diese Datenbank wird zur so Verfügung gestellt, wie sie ist. Aufgrund der Unterschiede in der Programmumgebung können der Filemaker-Browser und der interne Browser nicht 100% identisch sein. Sie werden jedoch ähnlich bleiben.
Die Filemaker-Datenbank ist nicht geschützt und kann nach Belieben verändert werden. Man darf nur die Feldnamen nicht ändern oder Felder hinzufügen. Bevor versucht wird, Daten nach Filemaker zu exportieren, werden die Feldnamen werden von Mail Archiver X überprüft. Sollten die Feldnamen nicht übereinstimmen, wird eine Fehlermeldung gezeigt.
Notiz: Migration des Filemaker-Browsers nach Filemaker 7
In der letzten Version von Filemaker hat Apple eine Menge geändert. Als Resultat davon kann die Migration nach Filemaker 7 ein wenig Arbeit erforderlich machen. Es ist besser, vor der Migration eine komprimierte Kopie der Datenbank anzulegen (Ablage/Kopie speichern unter...). Als Typ muß "Komprimierte Kopie" ausgewählt werden. Dies verhindert eine Fehlermeldung in Filemaker 7 mit dem Inhalt, daß die importierte Datei korrupt ist und nicht gelesen werden kann. Nun kann die Datei nach Filemaker 7 importiert werden. Zwei auftauchende Fehlermeldungen mit der Nummer "-10006" kommen von einem AppleScript-Befehl, der durch einen Filemaker-Script-Befehl ersetzt wurde. Entweder ersetzen Sie diese selbst oder Sie importieren ihre konvertierten Daten in die Datenbank dieser Distribution.
Beseitigen der Fehlermeldung "-10006"/Wiederherstellung des Startbildschirms:
Öffnen Sie den Script-Editor von Filemaker.
Öffnen Sie das Script "Open Database" (Das Script ist das erste).
Fügen Sie ein Script-Kommando "Fensterposition/Größe ändern" nach der ersten Zeile "AppleScript ausführen".
Fügen Sie folgende Werte ein 336, 465, 160, 250.
Die Werte 336 und 465 sind für die Größe des Startbildschirms. Die Werte 160 und 250 passen zu einer Bildschirmauflösung von 1154x870. Sollte Ihre Bildschirmauflösung größer oder kleiner sein, passen Sie Ihre Werte passend an.
Entfernen Sie den Befehl "AppleScript ausführen".
Fügen Sie den Script-Befehl "Fenster anpassen" nach der dem zweiten "AppleScript ausführen" ein.
Wählen Sie "Alles auswählen" aus den Optionen aus.
Entfernen Sie den Befehl "AppleScript ausführen".
Optionen für Text:
Benutzen Sie diese Option, wenn Sie ihre eigene Archiv-Datenbank bevorzugen.
Die Resultat des Text-Exportes ist Tabulator-getrennter Text. Bei dieser Art von Text ist ein Datensatz eine Zeile Daten. Jedes Feld wird durch einen Tabulator von anderen Feldern getrennt. Eine Zeile endet mit einem Return. Im exportierten Text wird der Tabulator durch den Text "\tab" ersetzt und ein Return durch "\return". Das Encoding des Textes kann entweder auf MacRoman oder auf UTF8 gesetzt werden. Wählen Sie eine Beispiel-Datei oder -Programm für den Creator-Kode der Text-Datei aus, indem Sie auf den "Set..."-Knopf klicken..
Optionen für Valentina:
Benutzen Sie diese Option, wenn Sie den integrierten Browser von Mail Archiver X benutzen möchten (Eine Lizenz für Valentina ist nicht erforderlich.). Diese Datenbank ist sehr schnell und stabil.
Sie können mit der Option "New Archive" bei jeder Archivierung ein neues Archiv anlegen. Ansonsten können Sie Mails an das letzte geöffnete Archiv hinzufügen.
Wenn ein Archiv angelegt wird, wird auch eine Datei mit der Endung ".ind" erzeugt. Diese Datei enthält den Index des Archivs. Dieser erhöht wie beim Index eines Buches die Suchgeschwindigkeit. Die Datei sollte immer im selben Verzeichnis wie das Archiv bleiben. Wenn das Archiv verschoben wird oder der Index gelöscht wird, dann wird beim ffnen des Archivs ein neuer Index angelegt. Dies kann einige Sekunden dauern.