Ansehen und filtern der archivierten Valentina-Datenbanken. Es gibt zwei Möglichkeiten. "Open Archive..." zeigt einen Datei-Dialog, mit dem man Archive öffnen kann. "Open recent" speichert die 5 zuletzt geöffneten Datenbanken. Es kann nicht mehr als ein Archiv gleichzeitig geöffnet werden.
Der interne Browser und die Filemaker-Datenbank haben ein ähnliches Aussehen. Es gibt zwei Hauptansichten: "Record" und "List". Die "Record"-Ansicht zeigt einen Datensatz. Der obere Teil der Ansicht zeigt die wichtigsten Informationen einer Mail wie den Autor, den Empfänger, das Datum, die Mailbox und das Thema der Mail. Das Tabsheet "Body" zeigt den Inhalt der Mail. Das Tabsheet "Attachment" enthält Anhänge sofern vorhanden. Das Tabsheet "Header" enthält die mehr esoterischen Teile des Mailkopfes und wird der Vollständigkeit halber gezeigt. Beim Klicken auf das Tabsheet mit der dunkleren Farbe wird dieses zum aktiven Tabsheet. Die letzte Ansicht vor dem Schließen des Fensters wird in die Voreinstellungen gespeichert.
Um zwischen den Hauptansichten zu wechseln, klicken Sie auf die View-Schaltfläche.
Unten auf dem "Attachment"-Tabsheet ist ein Knopf, mit dem man die Anhänge der aktuellen Mail exportieren kann.
"Export" speichert den ausgewählten Anhang. "Export all" benötigt keine Auswahl, um alle Anhänge zu speichern. Wenn "Reveal in Finder" ein Häkchen hat, dann wird der Anhang im Finder gezeigt.
Wenn auf ein Attachment doppelt geklickt wird, dann wird es auf den Desktop exportiert und mit dem dazu gehörigen Programm geöffnet. Außerdem kann es durch Ziehen auf den Desktop gespeichert werden.
Die Ansicht "List" enthält die folgenden Felder: Autor, Empfänger, Datum, Thema, Mailbox und Inhalt der Mail. Die Breite der Spalten kann geändert werden und wird dann in die Voreinstellungen gespeichert. Der Inhalt der Mail wird im unteren Teil des Bildschirms gezeigt. Die Höhe des Bereichs kann geändert werden und der Inhalt der Mail kann komplett versteckt werden. Die Spalten im Filemaker-Browser haben eine feste Breite und der Inhalt der Mail wird nicht gezeigt.
Die Suche kann gestartet werden, indem auf die "Search"-Schaltfläche geklickt wird oder über das Menü. Nun können die Suchkriterien eingegeben werden. Auf dem folgenden Screenshot wird nach Mails gesucht mit den Kriterien
Autor ist wie "support" und Datum > 1.1.2006
Die Suchkriterien werden mit einem logischen "und" verknüpft (Die Suchkriterien müssen zur gleichen Zeit erfüllt sein.). Die Suche in Textfeldern arbeitet als Ähnlichkeitssuche (Suche nach "support" findet alle Mails, in denen "support" am Beginn, in der Mitte oder am Ende eines Feldes steht.). Bei der Suche nach einem Datum muß ein Vergleichsoperator wie >, < or = zusammen mit einem zulässigen Datum eingegeben werden.
Die Suche wird ausgeführt nach dem die "Search"-Schaltfläche geklickt wurde oder durch Auswahl im Menü. Wenn kein Suchergebnis vorhanden ist, dann werden alle Datensätze selektiert. Die Suche in der "List"-Ansicht funktioniert ähnlich.
Wenn Text im Suchfeld eingegeben wird, kann nach Author, Empfänger, Thema, Inhalt der Mail oder nach allen Feldern gleichzeitig gesucht werden. Das zu durchsuchende Feld kann im Menü des Suchfeldes selektiert werden.
Die Sortierung arbeitet über das Menü Browse/Order by, was die folgenden Einträge hat:
Nach der Auswahl eines Menüeintrages wird die aktuelle Mailselektion umsortiert. Jede neue Suche hat dann auch die ausgewählte Sortierung. Umsortieren ist außerdem möglich, indem in der "List"-Ansicht auf die Kopfzeile geklickt wird. Die Sortierung wird in die Voreinstellungen gespeichert.
Der Filemaker-Browser hat keine eigenen Sortiermöglichkeiten, da die Funktionalitäten von Filemaker in diesem Gebiet ausreichend sind.
Sie können mit einer von drei Möglichkeiten auf Mails antworten. "Reply to" antwortet mit dem ausgewählten Text des Mailtextes an den Autor der Mail. "Reply to all" antwortet mit dem ausgewählten Text des Mailtextes an den Autor der Mail und die CCs. "Forward" erzeugt eine zitierte Mail ohne Empfänger. Die Mail wird im voreingestellten Mail-Programm erzeugt. Da Mozilla und Netscape nicht AppleScriptbar sind, kann nur eine neue Mail mit Adressat und Thema erzeugt werden. Der Text einer Mail kann nicht gesetzt werden.
Hinweis: Diese Funktionalität ist nur teilweise im Filemaker-Browser verfügbar und benutzt die Internet-Voreinstellungen, um das Mail-Programm auszuwählen.
Die aktuelle Mail kann mit "Delete Record ..." gelöscht werden. Wenn gleichzeitig die Taste Ctrl gedrückt wird, dann wird die Mail ohne Rückfrage gelöscht.
"Delete found Records ..." löscht alle Mails des aktuellen Suchkriteriums. Vor dem Löschen wird der Benutzer gefragt, ob das Löschen in Ordnung ist.
"Show All" zeigt alle Datensätze im Archiv. Dies macht jede Suche rückgängig und macht alle versteckten Datensätze wieder sichtbar.
"Drop Record" entfernt die aktuelle Mail aus dem Suchergebnis. Der Datensatz wird jedoch nicht gelöscht. Die Mail kann wieder sichtbar gemacht werden durch "Select all" oder eine erneute Suche.
Die Menüpunkte von File/Database geben Informationen über die Datenbank und mögliche Probleme. Außerdem ist es möglich, damit eine einfache Lösung für Datenbankprobleme zu versuchen.